La corretta conservazione nel tempo dei documenti informatici richiede l’adozione di procedure metodologiche che non possono prescindere dall’attenzione alle caratteristiche peculiari delle soluzioni e dei formati informatici più idonei per assicurare quelle caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità legislativamente previste dalla nuova formulazione dell’art. 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005, così come recentemente modificato dal D.Lgs. n. 217/2017), dedicato ai requisiti per la gestione e la conservazione dei documenti informatici.

Diversamente dal contesto cartaceo, in ambito digitale i criteri per una corretta conservazione documentale devono ovviamente essere basati non più sul tipo di supporto, ma sulla garanzia di conformità tra il contenuto del documento originario e quello del documento in versione digitale. La conservazione elettronica dei documenti informatici, dunque, è un processo che si serve di soluzioni informatiche (opportunamente articolate per garantire anche il mantenimento del contesto archivistico di riferimento dei documenti) al fine di assicurare a lungo termine il mantenimento del valore giuridico, delle caratteristiche di integrità ed autenticità, ma anche l’accesso e la leggibilità ai documenti informatici oggetto di conservazione.

Ogni sistema di conservazione deve essere gestito dal Responsabile della conservazione, che può scegliere se effettuare la consulta all’interno della struttura organizzativa del soggetto Titolare o “affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti pubblici o privati” (Conservatori) che, sulla scorta dell’art. 5 delle Regole tecniche, di cui al D.P.C.M. 3 dicembre 2013, possano offrire, essendo soggetti accreditati in qualità di conservatori presso l’Agenzia per l’Italia Digitale, idonee garanzie organizzative e tecnologiche.