Il servizio di dematerializzazione e gestione elettronica dei documenti realizza una totale coincidenza tra la loro rappresentazione cartacea e quella elettronica consentendone così una gestione smart, veloce ed efficace.
L’acquisizione e lo stoccaggio dei documenti cartacei sono attività che permettono in via immediata ai nostri Clienti di svincolarsi completamente dal compimento manuale di queste attività, che sono pur sempre necessarie nella gestione documentale. Inoltre, l’impiego di una piattaforma software web based, delegata al trattamento elettronico dei documenti cartacei acquisiti ed archiviati, realizza un semplice, ma potente servizio di gestione elettronica documentale in grado di offrire i seguenti vantaggi: rapida consultazione, ricerca mirata, organizzazione efficiente, totale protezione, auditing ecc.
Il sistema di gestione documentale, in sigla DMS (Document Management System), è facilmente integrabile con i sistemi preesistenti grazie all’ausilio di apposite API e Web Services creati ad hoc e consente di realizzare qualsivoglia progetto finalizzato all’ottimizzazione del flusso lavorativo che avviene grazie ad un efficiente motore di work flow disponibile all’interno del DMS.
Il primo intervento consiste nella normalizzazione del supporto cartaceo, ovvero nella rimozione di attaches, graffette e tutto ciò che concerne i supporti di cancelleria spesso utilizzati.
La fase operativa che segue consiste nel controllo accurato delle singole pagine affinché siano esenti da piegature, bordi irregolari o materiale contraffatto.
Si passa poi a alla fase più specificamente tecnica della scansione ed archiviazione ottica del formato cartaceo: la documentazione in versione cartacea, appositamente riordinata, viene interamente digitalizzata tramite appositi scanner professionali che ne permettono la conversione dal supporto analogico a quello digitale.
La finalità generale di un sistema di gestione dei documenti è quella di fornire ad ogni Cliente il necessario supporto materiale per lo svolgimento delle proprie attività nella modalità più efficace possibile, garantendone la conservazione e la fruizione sia a fini interni che a fini di trasparenza amministrativa.
Gli obiettivi specifici e prioritari della gestione documentale sono:
- La produzione/acquisizione di documenti attendibili a fini giuridici ed a fini amministrativi
- L'assegnazione ed il trattamento dei documenti
- L’organizzazione e la tenuta della produzione documentale in modo ordinato e coerente rispetto alle funzioni esercitate
- La trasmissione e la conservazione dei documenti autentici, cioè integri e di provenienza certa
- La rapidità e l’efficienza nella ricerca documentale nell’ambito dell’attività amministrativa svolta
L’introduzione di un sistema software per la gestione elettronica dei documenti realizza, quindi, anche un miglioramento della qualità delle informazioni a supporto dei processi.
La soluzione software proposta consiste in una piattaforma web per la gestione documentale che fornisce un ambiente strutturato, sicuro, con alta capacità di memorizzazione per la gestione delle informazioni aziendali; inoltre aiuta il Cliente a gestire il documento ed il suo ciclo di vita, promuove la collaborazione, riduce la carta e garantisce la conformità tra la rappresentazione cartacea e quella digitale.
Lo stoccaggio dei documenti cartacei è il servizio che comprende la gestione di tutti gli aspetti inerenti il deposito dei documenti cartacei e la gestione degli archivi.
Garantisce l’estrazione, la catalogazione e la conservazione degli archivi cartacei.
Dunque, in qualunque momento sarà possibile accedere ai documenti cartacei che potranno così essere spediti per corriere, posta o fax, così come allo stesso modo i corrispondenti documenti digitali potranno essere inviati tramite email o consultati attraverso la piattaforma web.
In aggiunta, ci occuperemo dello smaltimento di tutti i documenti che hanno terminato il periodo di conservazione stabilito dalla legge.
- Riduzione dei tempi di gestione
- Riduzione del personale da impiegare in altre attività
- Riduzione dei costi di adeguamento e mantenimento
- Ottimizzazione logistica della documentazione e degli spazi
- Supporto informatico e logistico
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